Datenschutzerklärung
Stand: 3. Februar 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
[Firmenname]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
E-Mail: [datenschutz@firma.de]
Telefon: [Telefonnummer]
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die interne Nutzung dieser Softwareanwendung durch Mitarbeiter unseres Unternehmens. Die Software dient ausschließlich internen Geschäftszwecken und ist nicht öffentlich zugänglich.
3. Art der verarbeiteten Daten
Im Rahmen der Nutzung dieser Software werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
3.1 Account-Daten
- Name und Vorname
- E-Mail-Adresse (Unternehmens-E-Mail)
- Benutzername
- Passwort (verschlüsselt gespeichert)
- Benutzerrolle und Berechtigungen
3.2 Aktivitätsdaten (Protokollierung)
- Zeitstempel von Aktionen
- Art der durchgeführten Änderungen
- Hochgeladene oder bearbeitete Dokumente
- Benutzer-ID des handelnden Mitarbeiters
4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
4.1 Bereitstellung der Software
Die Verarbeitung Ihrer Account-Daten erfolgt zur Bereitstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos sowie zur Authentifizierung und Autorisierung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) i.V.m. Art. 88 DSGVO sowie § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz)
4.2 Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
Die Protokollierung von Aktivitäten dient der Nachvollziehbarkeit von Änderungen, der Systemsicherheit, der Fehleranalyse sowie der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
5. Datenweitergabe und Empfänger
Zugriff auf die Daten haben ausschließlich:
- Berechtigte Mitarbeiter im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung
- IT-Administratoren zur Systemwartung und -sicherheit
- Der Datenschutzbeauftragte zur Erfüllung seiner Aufgaben
6. Speicherdauer
Account-Daten: Werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und nach Beendigung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Protokolldaten: Werden für einen Zeitraum von [z.B. 12 Monaten] gespeichert und anschließend automatisch gelöscht, sofern sie nicht für laufende Verfahren oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten weiterhin erforderlich sind.
7. Technische und organisatorische Maßnahmen
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen implementiert:
- Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern
- Zugriffskontrolle und Berechtigungskonzept
- Sichere Server-Infrastruktur innerhalb des Unternehmens
- Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups
- Schulung der Mitarbeiter im Datenschutz
8. Ihre Rechte als Betroffener
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
Auskunftsrecht
Art. 15 DSGVO - Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
Berichtigungsrecht
Art. 16 DSGVO - Recht auf Korrektur unrichtiger Daten
Löschungsrecht
Art. 17 DSGVO - Recht auf Löschung unter bestimmten Voraussetzungen
Einschränkungsrecht
Art. 18 DSGVO - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Widerspruchsrecht
Art. 21 DSGVO - Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Datenübertragbarkeit
Art. 20 DSGVO - Recht auf Datenübertragbarkeit
9. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde:
[Name der zuständigen Landesdatenschutzbehörde]
[Adresse]
[Kontaktdaten]
10. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
E-Mail: [dsb@firma.de]
Telefon: [Telefonnummer]
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen der Software anzupassen. Die aktuelle Version ist stets über diese Seite abrufbar.
Diese Datenschutzerklärung ist ausschließlich für die interne Nutzung bestimmt.